Covid-19 : l’AMF précise l’organisation des AG pour les sociétés cotées

Dans le contexte exceptionnel de la crise sanitaire, l’Autorité des marchés financiers (AMF) publie ce vendredi 27 mars un communiqué concernant les modalités particulières de participation aux assemblées générales (AG) 2020. Le régulateur recommande aux sociétés cotées de suivre — lorsque cela est possible — certaines bonnes pratiques.

Nécessaire continuité de l’activité

En application de la loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, le gouvernement a pris par ordonnance — en date du 25 mars — plusieurs dispositions pour simplifier et adapter les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées générales. Leur objectif : « faire face aux conséquences de la propagation du covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation ».

Comme l’indique le Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance précitée, « l’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».

Ces dérogations temporaires, applicables aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et au plus tard le 30 novembre 2020, font l’objet d’une communication du ministère de l’Economie et des Finances. Elles visent à permettre aux organes des entités concernées de continuer d’exercer leurs missions malgré le confinement et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces entités.

Vote à distance des actionnaires

L’AMF encourage vivement les actionnaires à exercer leur droit de vote, prérogative essentielle au bon fonctionnement et à une saine gouvernance des émetteurs. Le régulateur attire l’attention des épargnants sur le fait que les AG se tiendront à huis clos, hors la présence des actionnaires. Dans le contexte actuel, les sociétés sont exceptionnellement autorisées à tenir leur AG sans que leurs actionnaires — et autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel — ne soient physiquement présents.

En conséquence, les actionnaires pourront exercer leur droit de vote uniquement à distance et avant l’AG. Ils procéderont ainsi :

• en votant par correspondance via un formulaire de vote : il est recommandé d’utiliser l’envoi électronique dans les circonstances actuelles où les délais postaux sont incertains ;

• en donnant un mandat de vote (également appelé « procuration ») à une personne de leur choix ou à l’émetteur sans indication de mandataire (pouvoir « en blanc ») : l’AMF attire l’attention des actionnaires sur les difficultés pouvant résulter, dans le contexte d’une assemblée générale tenue à huis clos, du recours au mandat de vote donné à une personne de son choix (hors « pouvoir en blanc »). L’AMF invite les actionnaires qui souhaiteraient utiliser cette modalité à contacter au préalable l’émetteur concerné. Il est rappelé que « pour toute procuration d’un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l’assemblée générale émet un vote favorable à l’adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas, et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution ».

• en votant sur Internet via une plateforme de vote sécurisée, si les statuts de l’émetteur le permettent et si cette modalité de vote est prévue par la société cotée : en pratique, ce vote s’exerce avant l’assemblée générale.

L’AMF invite les actionnaires à s’informer au plus tôt sur les modalités de participation prévue, notamment grâce au site internet des sociétés cotées et aux communiqués publiés. Les actionnaires doivent impérativement prendre en compte les délais impartis pour exercer leurs droits de vote.Par ailleurs, l’ordonnance assouplit les conditions d’organisation des AG — conférence téléphonique ou audiovisuelle — mais à condition que les moyens techniques mis en œuvre permettent d’identifier les actionnaires.

Bonnes pratiques pour les émetteurs

L’ordonnance prévoit que lorsqu’un émetteur décide de se prévaloir des dispositions qui lui permettent d’organiser une AG à huis clos — et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision — les actionnaires en sont informés dès que possible par voie de communiqué. Sa diffusion effective et intégrale est assurée par la société.

Si les formalités de convocation n’ont pas été accomplies à cette date, les actionnaires sont informés de cette décision via les documents de convocation, mais la publication d’un communiqué dont la société s’assure de la diffusion effective et intégrale est également encouragée dans cette hypothèse. Afin d’assurer une information appropriée des actionnaires dans le contexte exceptionnel de crise sanitaire, l’AMF encourage les émetteurs à suivre les bonnes pratiques suivantes :

• mettre en place — le plus tôt possible en amont de l’AG — une communication claire, précise et accessible à l’attention de l’ensemble des actionnaires, concernant :

— les modalités particulières de tenue de l’AG dans le contexte de crise sanitaire, rappelant que l’AG se tiendra à huis clos, sans présence des actionnaires) ;

— les différentes modalités d’information des actionnaires et notamment de consultation des documents relatifs à l’AG, y compris la liste des actionnaires ;

— les différentes modalités de participation possibles, mentionnant notamment les modalités pour poser des questions en amont de l’AG ; le cas échéant, l’impossibilité de poser des questions pendant l’AG ; le cas échéant, l’impossibilité de proposer des « résolutions nouvelles » pendant l’AG ;

— les différentes modalités de vote disponibles, en précisant, sur leur site internet et dans leurs communiqués relatifs à l’assemblée générale, le traitement qui sera fait des mandats de vote dans ce contexte.

• mettre en évidence, sur la page d’accueil du site internet de l’émetteur, un lien vers les pages du site internet dédiées à l’AG afin de permettre aux actionnaires de trouver sans difficulté l’information pertinente sur les AG ;

• mentionner sur les pages du site Internet dédiées à l’AG les informations appropriées concernant les modalités particulières de tenue de l’AG, et de participation des actionnaires, dans le contexte de crise sanitaire ;

• dans le communiqué devant être diffusé — en application de l’ordonnance précitée — par l’émetteur (« diffusion effective et intégrale ») s’il décide de tenir son AG à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, rappeler les modalités de vote offertes aux actionnaires dans ce contexte et insérer un lien hypertexte vers les différentes modalités de vote disponibles (formulaire de vote ou, le cas échéant, plateforme de vote électronique) ;

• permettre aux actionnaires de voter sur Internet via une plateforme de vote sécurisée, si les délais avant la tenue de l’AG permettent à l’émetteur de mettre en place une telle modalité de vote ;

• informer directement par voie électronique (email), lorsque l’adresse électronique est connue de l’émetteur, les actionnaires au nominatif des modalités particulières de vote et de tenue de l’AG. Cette information ne dispense pas du respect des obligations d’information des actionnaires au nominatif par voie postale auxquelles l’émetteur est tenu ;

• compte tenu de l’impossibilité pour les actionnaires de se rendre, dans le contexte actuel, au siège de l’émetteur pour consulter les documents concernant l’émetteur qu’ils sont en droit de consulter, permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à communication » en leur adressant — sur demande et par email — une copie des documents qui ne sont pas accessibles sur le site internet de l’émetteur ;

• retransmettre l’AG en direct, en format audio ou vidéo, par diffusion en streaming ou par tout procédé de retransmission accessible aux actionnaires. Cette retransmission doit être aisément accessible à l’ensemble des actionnaires à partir du site Internet de l’émetteur ;

• dans la mesure où les AG à huis clos ne permettent pas aux actionnaires de poser de questions orales pendant l’AG, accepter de recevoir et traiter, dans la mesure du possible, les questions écrites des actionnaires qui sont envoyées à l’émetteur après la date limite prévue par les dispositions réglementaires et avant l’AG ;

• au terme de la retransmission en direct, maintenir en libre accès pour les actionnaires la vidéo de l’AG sur le site Internet de l’émetteur ;

• publier dès que possible le procès-verbal de l’assemblée générale sur le site Internet de l’émetteur.

Compte tenu du fonctionnement altéré des services postaux, l’AMF recommande plus généralement aux actionnaires et aux émetteurs de recourir dans ce contexte — lorsque cela est possible — aux moyens de communications électroniques dans le cadre de leurs démarches et communications relatives aux assemblées générales.

A cet égard, l’AMF invite les émetteurs à créer une adresse email dédiée aux questions des actionnaires relatives à l’assemblée générale et à informer largement les actionnaires, notamment sur le site internet, de l’existence de cette adresse. En outre, l’AMF recommande aux teneurs de comptes-conservateurs d’informer, le plus tôt possible, leurs clients des modalités particulières de vote et de tenue des AG dans ce contexte exceptionnel.

Report possible des AG

Certaines sociétés cotées ont annoncé leur décision de reporter la tenue de leur assemblée générale de plusieurs semaines. L’AMF rappelle aux émetteurs qu’ils peuvent — s’ils l’estiment opportun dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire — reporter la date de leur AG, notamment dans les conditions prévues par l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020.

Les sociétés cotées qui souhaitent reporter la tenue de leur AG doivent en informer dès que possible leurs actionnaires par un communiqué à diffusion effective et intégrale. Enfin, les sociétés qui modifieraient leur proposition de dividende, sa date ou ses modalités de paiement, doivent le communiquer dès que possible.